Come utilizzare al meglio il business coaching
31 Gennaio 2025
Parola alle … parole!
24 Febbraio 2025Migliorare la pianificazione delle attività per lavorare meglio
La gestione del tempo rappresenta - per una grande maggioranza di persone - un punto critico, se non addirittura un vero e proprio fattore di stress (tanto nelle attività lavorative quanto in quelle personali).
In ambito Business la “risorsa Tempo” è equiparabile ad un cespite aziendale e legata quindi ad indicatori di performance operativa e finanziaria.
Ma come far interagire il Business Coaching con questa importantissima variabile?
La risposta si sostanzia nel funzionamento stesso di una valida relazione di coaching, che – lo ricordo sempre – è basata su un metodo di natura processuale, che permette una definizione di 4 punti cardine per la gestione delle attività, e che sono:
- Effettuare una autoanalisi;
- Identificare i Punti critici;
- Programmare le attività;
- Fare il check.
Entrando nel dettaglio dei singoli punti si evidenzia ancora meglio come il Business Coaching sia una formidabile leva operativa nella gestione del tempo, riagganciando – tra l’altro – il noto Ciclo di Deming P-D-C-A (Plan – Do – Check – Act) sempre attuale per quanto attiene la gestione ottimale dei processi.
Punto 1) Effettuare una autoanalisi.
Tale attività presuppone di dedicare un tempo predefinito (5 o 10 minuti) per fare una panoramica sulla gestione del tempo, facendosi le seguenti domande:
- I miei obiettivi sono chiari e ben definiti?
- Sono a conoscenza della quantità di tempo che dedico ad ogni singola azione?
- Ragiono secondo la Scala delle Priorità?
- Ho una “To do List”?
- So gestire imprevisti, distrazioni ed interruzioni?
- Ho chiaro il mio Ciclo di Rendimento e il mio Ritmo Circadiano?
- Sono soddisfatto della mia attuale pianificazione?
- Prevedo dei momenti di verifica sulle attività in essere?
Punto 2) Identificare i Punti critici.
Tale attività implica una analisi di quelli che possono essere i punti in cui le attività si bloccano, per errori e/o incapacità di gestione, che potrebbero essere:
- Difficoltà nel definire il quadrante “importanza/urgenza”
- Incapacità nei processi di delega
- Non saper “dire no”
- Non corretto utilizzo dei “device” (pc, tablet, smartphone)
- Autodisciplina insufficiente
- Mancanza di programmazione sistemica
- Pretesa di essere multitasking
Punto 3) Programmare le attività.
La fase della programmazione è quella più importante nella gestione del tempo e si esplica nei punti seguenti:
- Qual è il mio tipo di programmazione? Annuale, semestrale, mensile?
- Utilizzo una ripartizione percentuale delle varie attività nello spazio/tempo?
- Gestisco in maniera diretta la mia giornata lavorativa?
- La lista delle priorità è costantemente aggiornata?
- Conosco le attività inutili e che mi tolgono tempo e risorse?
- Svolgo periodicamente un’attività di verifica sulle attività in corso?
Punto 4) Fare il check.
La fase del Check presuppone di svolgere delle verifiche sulla correttezza di ciò che è stato pianificato; possiamo quindi domandarci:
- Sto utilizzando la risorse tempo nel modo più efficiente e redditizio?
- Quali attività sono state svolte prima della dead-line prevista?
- Quali attività sono state rimandate e per quali cause?
- Ci sono alleati per svolgere attività in maniera più funzionale?
- I programmi di lavoro sono bilanciati con le risorse a disposizione?
La gestione del tempo – come adesso è ben chiaro – non può prescindere da una profonda conoscenza di sé, del proprio potenziale, del proprio Ciclo di efficienza, del piacere in ciò che si svolge; in una parola: consapevolezza.
